与档案目录信息的录入和存储相比，全档案案的录入和存储组织要复杂得多，因此得要建立一套工作流程和技术规范，以保证未来在线档案信息的高质量和统一性，保证档案、图书、信息等信息的很大整合，为未来的技术发展留下兼容和扩展的空间。整个档案数字化扫描包括以下环节：

　　企业档案管理流程和方法

　　档案扫描：用扫描仪分批扫描纸质媒体的档案、档案、书籍和杂志。

　　图像处理去除歪斜、黑点、黑边等操作。

　　提取有效信息从图像中提取有用信息(使用光学字符识别技术)。有用的信息一般称为关键字或索引值(例如，在保险单中，受益人的姓名和身份证号就是关键字)。查询时输入这些关键词，查询保单非常方便。

　　管理和利用通常的档案扫描的之后一步是管理这些扫描的电子档案，如“档案管理系统”和“知识管理系统”，它们属于这类管理软件。通过对这些电子档案的管理，可以非常方便地进行查询和利用。

　　开发利用学校档案信息资源，坚持规章制度，注重改善服务态度，提高服务质量，做到热情、主动、准确、快速。做好后勤服务，强化学校档案的服务功能，努力发挥其育人功能，使档案由过去的开发利用转变为现在的开发利用。完善档案检索工具，编写各种能体现学校特色、具有较高使用价值的编研资料，利用多媒体辅助档案管理，使管理方法科学化、管理机构好用化、档案工作规范化，不断增强档案室的综合服务功能，使档案信息资源更好地为教育教学服务。